9 Tips om korter te vergaderen

ABCOUDE – Zelfs druk bezette ondernemers vergaderen vaak langer dan nodig is en bereiken niet altijd het doel van de vergadering. Hier is iets aan te doen. We zetten een aantal oplossingen voor u op een rij.

• Wacht niet op laatkomers
• Vergader staand
• Volg de stoelendansmethode

Zie ook ‘7 tips voor effectief vergaderen’.

1) Een goed begin…
Wacht niet op telaatkomers. Alleen zo komen zij de volgende keer op tijd.

2) Gebruik desnoods een kookwekker
Een goede voorzitter zorgt ervoor dat een vergadering niet uitloopt. Er zijn altijd aanwezigen, die na de vergadering iets anders gepland hebben. De voorzitter verplaatst daarom de agendapunten die teveel tijd in beslag nemen, naar een volgende vergadering, zodat de overige geplande agendapunten ook besproken kunnen worden. Laat altijd iemand de tijd in de gaten houden.

3) Korte, maar krachtige inleidingen
Laat iedereen als het kan zijn eigen agendapunt inleiden, tenzij iemand anders meer thuis is in het onderwerp. Zo is de kans het grootst dat het agendapunt adequaat wordt geïntroduceerd en voorkomt u vertraging doordat de kenner zijn verhaal later alsnog moet doen.

4) Geef ‘ja maars’ geen kans
Voorkom dat één persoon de hele meeting aan het woord is en zijn mening dus alleen aan bod komt. Laat vervolgens alle aanwezigen over elk punt kort hun mening geven. Zo voorkomt u, dat slecht voorbereide deelnemers ongemerkt hun snor drukken en er later ‘ja maars’ komen.

5) Ga voor flexibiliteit
De tijd tussen twee vergaderingen in, moet voldoende zijn om de actiepunten uit een vergadering te kunnen uitvoeren of ‘op te starten’.

U kunt dus best eens een vergadering overslaan, maar ook een extra vergadering inplannen.

6) Vergader staand
Staand vergaderen kan de vergadertijd met een derde verkorten, simpelweg omdat niemand lang wil staan. Maar de vergadertafel(s) moeten dan wel verstelbaar zijn, voor het geval er deelnemers zijn die niet (langdurig) kunnen of mogen staan.
Vooral vergaderingen met als doel ‘het overdragen van informatie’ en ‘evaluatie’ kunnen vaak flink worden ingekort. Voor een brainstormvergadering is het minder efficiënt om korter te vergaderen.

7) Stel gedragsregels op
Stel voor de vergadering gedragsregels op, print ze uit en hang ze op. Pas de regels aan als dat nodig is. Als medewerkers zich slecht aan afspraken houden, moet u de oorzaken daarvan (laten) onderzoeken en aanpakken.

8) Volg de stoelendansmethode
Mensen redeneren vrijwel altijd vanuit hun eigen referentiekader. Om het wederzijds begrip te bevorderen, kunt u de stoelendansmethode van communicatiespecialist Bjørn Aris eens toepassen. Hierbij laat u iemand zich eens in één van de andere aanwezigen verplaatsen en zijn of haar mogelijke visie verwoorden.
Deze methode zorgt voor meer binding en begrip tussen collega’s, waardoor doelen over het algemeen sneller worden gehaald.

9) Probeer ook eens andere alternatieven
U kunt misschien ook eens telefonisch vergaderen of chatten via IM (instant messaging).

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl

 

Comments are closed.